Demak, kab-demak.kpu.go.id – Jumat (22/10), Ketua KPU Kabupaten Demak, Bambang Setya Budi dan Kasi Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan, Wahyuningsih dalam hal ini mewakili Plt. Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Demak melaksanakan Penandatanganan Berita Acara Serah Terima Arsip Statis sekaligus penyerahan arsip statis KPU Kabupaten Demak kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kabupaten Demak. Kegiatan yang dilaksanakan di Kantor KPU Kabupaten Demak ini dihadiri oleh Komisioner KPU Kabupaten Demak, Pejabat Struktural Sekretariat KPU Kabupaten Demak, dan Tim Penilai Arsip. 

Ketua KPU Kabupaten Demak dalam sambutannya menyampaikan bahwa penyerahan Arsip Statis KPU Kabupaten Demak ini sebagai tindak lanjut dari kegiatan pendataan, penataan, dan penilaian arsip berdasarkan PKPU Nomor 17 Tahun 2016 tentang Jadwal Retensi Arsip Substantif dan Fasilitatif Non Kepegawaian dan Non Keuangan Komisi Pemilihan Umum dan PKPU Nomor 13 Tahun 2019 tentang Jadwal Retensi Arsip Keuangan dan Kepegawaian yang telah dilaksanakan oleh KPU Kabupaten Demak mulai tanggal 10 September 2021 sampai dengan 21 Oktober 2021.

Di dalam jadwal retensi arsip tercantum jangka waktu simpan (retensi) aktif dan inaktif. Retensi arsip aktif adalah jangka waktu penyimpanan arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus di unit pengolah untuk mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi. Sedangkan retensi arsip inaktif merupakan jangka waktu penyimpanan arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun dan disimpan di unit kearsipan sampai dengan dimusnahkan atau diserahkan ke lembaga kearsipan. Selain itu, ada keterangan musnah, statis/ permanen, dan dinilai kembali. Keterangan musnah untuk menilai apakah arsip tersebut sudah dapat dimusnahkan karena sudah tidak memiliki nilai guna atau akan diserahkan kepada lembaga kearsipan. Keterangan statis/ permanen untuk informasi yang menyatakan bahwa suatu jenis arsip memiliki nilai guna sekunder atau permanen, wajib diserahkan kepada lembaga kearsipan sebagai bukti pertanggungjawaban nasional sesuai dengan lingkup fungsi dan tugas masing-masing organisasi. Sedangkan untuk keterangan dinilai kembali adalah informasi yang menyatakan suatu arsip belum ditentukan nasib akhirnya apakah musnah atau statis/permanen sehingga perlu penilaian dan pengkajian kembali.

Lebih lanjut, menurut Sekretaris KPU Kabupaten Demak, Achmad Zakki bahwa dokumen arsip statis yang diserahkan ke Dinperpusar Demak sebagaimana yang tercantum dalam Berita Acara serah terima antara KPU Kabupaten Demak dan Dinperpusar Demak sebanyak 142 dokumen.

Kegiatan pengelolaan kearsipan ini menurut Kassubag Keuangan, Umum dan Logistik Riza Anggara Setiarani, sebagai rangkaian dari kegiatan pendokumentasian dan pengarsipan pengelolaan logistik pemilu/pemilihan di KPU Kabupaten Demak, sebagai unit kearsipan, kami Subbag KUL berharap pengelolaan kearsipan ini berjalan secara berkelanjutan, sehingga dokumen arsip baik yang dinamis (aktif/inaktif) maupun statis (permanen) di KPU Kabupaten Demak dapat berjalan dengan baik serta dapat dimanfaatkan untuk kepentingan masyarakat umum.